賃貸物件の電子契約について！メリットやデメリットも解説

これまでの賃貸借契約は、不動産会社の店舗に足を運び、大量の紙の書類に署名や捺印をして手続きを進めるのが一般的な流れでした。
しかし近年は法改正が進んでおり、スマートフォンやパソコンを使って自宅にいながら手続きを完了できる「電子契約」を活用して、時間や手間の負担を大幅に減らしてみませんか。
本記事では、オンラインで完結する賃貸電子契約の基礎知識をはじめ、契約を結ぶユーザーにとってのメリットや事前に知っておくべきデメリットについて解説します。
これから賃貸借契約を検討している方や、よりスムーズに新しい生活の準備を進めたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸物件の電子契約とは？

賃貸借契約を結ぶにあたり、電子契約には主にどのような仕組みがあるか押さえておく必要があります。
まずは、紙の契約との違いや実際の流れについて、わかりやすく解説していきます。

紙契約との違いと定義

電子契約とは、紙の契約書へ署名や押印をする代わりに、インターネット上の電子データを確認して合意する契約方法です。
本人の意思を示す電子署名や、データの存在時刻を記録するタイムスタンプを活用し、契約内容の真正性を確保します。
また、本人による一定の要件を満たす電子署名がある電磁的記録は、電子署名法により真正に成立したものと推定されます。
賃貸分野では2017年10月にIT重説が本格運用され、ビデオ通話で重要事項説明を受けられるようになりました。
さらに現在では2022年5月の宅地建物取引業法改正で重要事項説明書などの電子交付も可能となり、オンライン契約の環境が整っています。

契約締結までの手続き

賃貸の電子契約は、不動産会社からシステムや書類の受取方法の説明を受け、電子交付へ同意するところから始まります。
次に、重要事項説明書を画面で確認できる状態にし、映像と音声を使ったIT重説で契約条件の説明を受ける流れです。
その際は、画面越しに宅地建物取引士証を確認し、不明な内容があればその場で質問して理解を深めておくと安心でしょう。
また、説明後は契約書を開き、賃料や契約期間を確認したうえで、認証番号の入力や電子署名によって合意の意思を示します。
関係者全員の署名がそろったら契約書を受け取り、入居後も確認できるよう、保存先や閲覧方法を把握しておくことが大切です。

導入事例と普及状況

電子署名を使う仕組みは幅広い業界に広がり、不動産賃貸でも法改正をきっかけに導入する会社が増えています。
不動産会社では、契約書をオンラインで共有・保管するシステムにより、郵送や紙書類の準備にかかる手間を抑えられるようになりました。
また、入居者や連帯保証人、貸主が同じシステムで署名すれば、手続きの進み具合を確認しやすくなります。
入力箇所を画面で案内する機能があれば、署名漏れや記入漏れを防ぎやすく、差し戻しの負担も軽減できるでしょう。
申し込みや審査の情報と契約データを連携するサービスもあり、同じ内容の再入力を減らしてスマートフォンから進めやすくなっています。

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賃貸電子契約のメリット

前章では、電子契約の基本的な仕組みについて述べましたが、実際にどのような利点があるのか気になりますよね。
ここでは、利用者の方が得られる具体的な利点について、解説します。

印紙税や郵送費の削減

電子契約の電子データは印紙税の課税対象ではありませんが、一般的な居住用の賃貸借契約書は、紙でも非課税です。
そのため、印紙代を削減できるのは、紙では課税対象となる領収書などを電子交付する場合であり、書類によって効果が異なります。
一方、契約書を入居者や連帯保証人へ郵送していた場合は、電子交付へ切り替えることで送料を抑えやすくなるでしょう。
たとえば1回500円の郵送を4回おこなえば2000円かかるため、契約件数が多いほど郵送費の差は大きくなります。
さらに来店が不要になれば交通費も削減でき、遠方から住み替える方の移動に伴う費用や負担も軽くできる点が魅力です。

日程調整と期間の短縮

紙の契約では、発送から受け取り、署名、返送までに日数がかかり、入居者と連帯保証人の予定を合わせる必要があります。
電子契約なら、審査後の案内から契約内容を確認して署名できるため、郵送を待つ時間を短縮しやすいのがメリットです。
また、スマートフォンやパソコンがあれば空き時間に進められ、遠方の連帯保証人とも書類を持ち運ばずに対応できます。
署名箇所を画面で案内する機能を使えば、入力漏れを防ぎやすく、差し戻しの時間も抑えられるでしょう。
IT重説も組み合わせれば来店時間を省け、条件が整えば即日から2日程度で契約が終わる場合もありますが、入居日は別途確認が必要です。

書類のペーパーレス化

ペーパーレス化とは、契約書などを紙ではなく電子データとして保存し、必要なときに画面で確認できる状態にすることです。
不動産会社や貸主は、物件名や部屋番号で契約書を探しやすくなり、更新時の条件確認や入居者への案内をスムーズに進められます。
また、紙の書類の保管スペースを減らせるため、多くの住戸を管理しても書類整理の負担を抑えやすいでしょう。
入居者も厚いファイルを自宅に置く必要がなく、ペット飼育の条件や退去時の連絡先などを必要なときに確認できます。
さらに、印刷や郵送に使う紙を減らすことは資源の節約につながり、書類の輸送に伴う環境負荷を抑える効果も期待できます。

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賃貸電子契約のデメリットと事前の注意点

ここまで、電子契約の魅力的な利点を解説しましたが、事前に把握しておくべき注意点もおさえておきましょう。
最後に、賃貸電子契約のデメリットと対策について、わかりやすく解説していきます。

通信環境や機器の準備

電子契約やIT重説には、書類を確認できるスマートフォンやパソコンと、安定したインターネット環境が必要です。
通信量に上限がある場合は容量にも注意し、操作に不慣れな方は、署名手順を図や画面で案内してもらえるか確認すると安心でしょう。
また、契約前に接続テストができるか、電話で操作方法を案内してもらえるかも、事前に確かめたいポイントです。
自宅での対応が難しい場合には、店舗の端末で手続きできる不動産会社もあるため、利用可能か相談する方法があります。
支援が必要な場合は早めに担当者へ伝え、手持ちの機器や通信環境に合わせて、説明日や契約日の進め方を整えることが大切です。

セキュリティ面の不安

電子契約では、氏名や住所にくわえ本人確認書類の画像も扱うため、個人情報の不正閲覧や漏えいを防ぐ仕組みの確認が必要です。
まず、通信内容が第三者に読み取られないよう暗号化され、契約データが適切に保護されるサービスか確かめましょう。
また、電子署名やタイムスタンプにより、契約後にデータが変更されていないか確認できる仕組みも重要です。
暗証番号にくわえ、スマートフォンへ届く確認コードなどを使う2段階認証に対応していれば、不正利用への備えを強化できます。
システム障害に備え、問い合わせ先や手続きの再開方法、契約書データの保存・復旧体制も事前に確認しておくと安心でしょう。

併用手続きと追加費用

賃貸借契約を電子化できても、家賃保証や火災保険などの一部の関連手続きでは、紙の書類への署名や押印が必要になる場合があります。
そのため、電子手続きと紙の書類を分け、提出先や期限を契約前に担当者へ確認することが重要です。
たとえば賃貸借契約は電子署名で済んでも、保証会社の書類を郵送する場合は、印刷や返送、到着確認の手間が残るでしょう。
また、紙の書類が必要なら郵送費などが発生する可能性があるため、入居者が負担する費用の有無を確認しておくと安心です。
なお、不動産会社側にはシステム利用料などもかかりますが、入居者への請求とは区別し、契約時の費用明細で確認しましょう。

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まとめ

賃貸の電子契約とは、紙の代わりにインターネット上で電子署名を用いて契約を結ぶ仕組みであり、法改正に伴い不動産業界で広く導入が進んでいます。
郵送費や交通費といった費用を削減できるだけでなく、書類のやり取りにかかる期間の短縮やペーパーレス化による管理の負担軽減などの利点があります。
便利な一方で通信環境の整備やセキュリティ対策が必要となり、紙の手続きが残る場合の追加費用など、事前に確認すべき注意点も十分に把握しておくべきでしょう。