賃貸借契約の必要書類は？印鑑証明や収入についても解説

理想の賃貸物件が見つかり、いざ賃貸借契約を結ぼうとした際に、印鑑証明書や住民票などの必要書類を求められてお困りではありませんか。
普段は取得する機会が少ない書類ばかりのため、手配方法が分からずに準備が遅れてしまうと、希望する時期に入居できないリスクが生じます。
本記事では、賃貸借契約をするときに必要な印鑑証明書・住民票・収入証明書の役割をはじめ、マイナンバー記載欄の扱いや提出時のチェックポイントについて解説します。
事前に正しい知識を身につけて、焦らずスムーズに新居での生活をスタートさせたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

印鑑証明の役割と実務

賃貸借契約の必要書類には主に印鑑証明などがあり、まずはその役割からおさえるべきです。
続いて、印鑑証明書が求められる理由や実務上のポイントについて解説していきます。

実印と印鑑証明の役割

賃貸借契約書に実印を押し、印鑑証明書を添えることには、契約者本人であることと、その意思で契約したことを確認する役割があります。
法律上、本人の署名や押印がある文書は真正に成立したものと推定されるため、本人確認は大切です。
しかし、市販の認印は同じものを入手しやすく、本人が押したかを客観的に判断しにくいでしょう。
そのため、市区町村に登録した実印と、その印影を公的に証明する印鑑証明書の提出を求められる場合があります。
賃貸借契約は住まいを一定期間貸し借りする重要な手続きであり、行き違いを防ぐ意味でも有効です。
双方が安心して契約を進めるための確認方法といえるでしょう。

取得手続きと必要日数

印鑑証明書を取得するには、住民票のある市区町村で印鑑登録をおこない、その後に証明書の発行を申請します。
登録できるのは原則15歳以上で、印鑑の大きさや材質、刻まれた氏名などには基準があるのが一般的です。
そのため、ゴム印など変形しやすいものや、氏名と関係のない印鑑は登録できない場合があります。
本人が顔写真付きの身分証明書を持参すれば即日対応されることがありますが、確認方法によっては数日を要するでしょう。
また、マイナンバーカードがあれば、対応自治体のコンビニで取得できる場合もあります。
新しく実印を作る方は完成までの日数も考え、入居審査の段階から準備しておくと安心です。

連帯保証人と最新動向

賃貸借契約では、契約者本人だけでなく、連帯保証人にも実印での押印と印鑑証明書の提出を求めるケースがあります。
家賃の支払い義務を負う立場であるため、保証人の意思を確実に確認する必要があるからです。
一般に発行から3か月以内の原本を求められることが多く、遠方の親族へ依頼する場合は郵送日数も見込んでおくとよいでしょう。
一方、近年は電子契約が広がり、オンラインで本人確認をおこなうことで印鑑証明書を省略できる場合もあります。
そのため、契約前に不動産会社へ電子契約の可否や必要書類を確認しておくことが大切です。
早めに確認すれば、役所へ行く手間や郵送の負担も減らしやすいでしょう。

住民票が必要な理由は？

前章では印鑑証明書について述べましたが、現住所の正確な証明手続きも気になりますよね。
ここでは、住民票が必要となる理由や取得時の注意点について解説します。

身元・現住所の確認用

住民票は、氏名や生年月日、現在の住所、世帯主との関係などを公的に証明できる重要な書類です。
大家さんや管理会社は、申込書の内容と住民票を照らし合わせ、申告された人物や住所に間違いがないかを確認します。
そのため、なりすましなどの不正契約を防ぎ、貸す側と借りる側の双方がより安心して手続きを進めやすくなるでしょう。
また、ご家族やルームシェアで複数人が入居する場合は、入居予定者全員が記載された住民票を求められることがあります。
事前に同居人を確認できれば、申告と異なる人数で住むといった行き違いを防ぎやすく、外国籍の方では契約時の在留資格などの確認にも役立つでしょう。

有効期限と取得の時期

住民票の写しに法律上の明確な有効期限はありませんが、賃貸借契約では発行から3か月以内のものを求められることが一般的です。
時間が経つと、引っ越しなどで住所や世帯情報が変わる可能性があり、公的情報の鮮度が下がります。
そのため、早い段階で取得すると、契約時に期限を過ぎて再取得が必要になることもあるでしょう。
入居審査に通って契約日が正式に決まった直後に準備すれば、無駄を減らしやすくなります。
また、マイナンバーカードがあれば、対応自治体のコンビニ交付サービスを利用できるでしょう。
本人分か世帯全員分かは物件ごとに異なるため、取得前に不動産会社へ確認すると安心です。

マイナンバー欄の扱い

契約時に提出する住民票は、原則マイナンバーが記載されていないものを選ぶことが大切です。
マイナンバーは税や社会保障など利用目的が限られた情報であり、賃貸借契約のために任意で収集するものではありません。
そのため、役所やコンビニで発行する際は、番号を記載しない設定か確認しましょう。
もし記載ありの住民票を取得すると、提出先によっては受け取りを断られ、再発行を求められる場合があります。
また、番号を黒塗りすればよいとは限らないため、自己判断で加工せず案内に従うのが安心です。
本籍地や筆頭者も、特別な指定がなければ省略し、必要な情報だけを記載した住民票を用意するとよいでしょう。

収入証明書が求められる背景と提出前の確認

ここまで印鑑証明書と住民票を解説しましたが、支払い能力の証明もおさえておきましょう。
最後に、収入証明書が必要な背景や提出時のチェックポイントについて解説していきます。

提出理由と書類の種類

収入証明書は、大家さんや管理会社が家賃の支払い能力を客観的に確認し、円滑に契約を進めるための書類です。
一般に入居審査では、家賃が月収の3分の1以内であることが目安とされ、収入状況を資料によって確認します。
そのため、会社員や公務員は前年の給与総額がわかる源泉徴収票を提出するケースが多いでしょう。
一方、個人事業主やフリーランスでは、確定申告書の控えや納税証明書などが一般的です。
新卒や転職直後では、給与明細書や採用内定通知書を求められることがあります。
また、自治体が発行する課税証明書や所得証明書も、前年の所得を示す公的な資料として利用しやすいでしょう。

提出が不要になる条件

契約で収入証明書が必須とは限らず、条件によっては提出を省略できる場合があります。
たとえば、学生や求職中で収入がなくても、収入のある親族を連帯保証人に立てて契約できる場合もあるでしょう。
その場合、本人ではなく連帯保証人の収入証明書を提出し、ご自身の分が不要になるケースもあります。
また、家賃保証会社を利用する物件では、基準に沿って審査がおこなわれるため、必要書類が異なる点に注意が必要です。
本人確認書類だけで手続きが進み、収入証明書を求められないケースもあります。
さらに、オンライン申込やデータ連携により、紙を用意せず収入を確認する方法も広がりつつあるでしょう。

提出前の確認ポイント

収入証明書を提出する前には、直近の年度のものか、氏名や金額、発行日などに修正がないかを確認することが大切です。
古い年度の書類では現在の収入を確認しにくいため、勤務先などから新しいものを取得しましょう。
また、コピーでよいのか原本の提示が必要なのかは管理会社によって異なり、提出方法を確かめておく必要があります。
画像で提出する場合は、文字がぼやけていないか、四隅や金額がはっきり読めるかも確認すると安心です。
書類に不備があると、入居審査や契約手続きに時間がかかる可能性があります。
そのため、希望する入居日から逆算し、必要な書類を早めに確認しておくとスムーズでしょう。

まとめ

賃貸借契約の本人確認と意思証明のために求められることがある印鑑証明書は、発行から3か月以内のものを指定される場合もあるため、必要書類を早めに確認しておくと安心です。
入居者の身元や現住所を正確に証明する住民票は、個人情報保護のためマイナンバーの記載がないものを、契約日が決まった直後に取得するのが最適です。
家賃の支払い能力を裏付ける収入証明書は、ご自身の働き方に合った最新の書類を用意し、提出前に修正や不備がないかをしっかり確認しておくと良いでしょう。