不動産売却時の必要書類について！取得する際のポイントも解説

不動産の売却を検討し始めたものの、専門的な手続きが多く、具体的にどのような書類をいつまでに準備すべきか分からずにお困りではありませんか。
売却に必要な書類は多岐にわたり、準備に手間取ると取引全体が遅延してしまうリスクがあるため、スケジュールに合わせた計画的な手配が非常に重要です。
本記事では、不動産売却を成功させるために欠かせない必要書類について、「契約締結前」「契約締結時」「決済・引渡し時」の3つのタイミングごとに分かりやすく解説いたします。
事前準備を万全に整え、トラブルのないスムーズな不動産売却を実現したいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

売却前に準備すべき必要書類と取得のポイント

今回のテーマである不動産売却において、まずは物件の基本情報を示す書類からおさえることが重要です。
ここでは、売却前に揃えておくべき必要書類について解説していきます。

物件図面類の役割と取得先

物件図面類は、購入希望者が住まい方や土地の状態を把握するための基礎資料となります。
間取り図や設計図書があれば、部屋の配置や建物の構造を具体的に伝えやすくなるでしょう。
また、手元に見当たらない場合は、施工会社や設計事務所に保管状況を問い合わせると、写しを入手できることがあります。
土地や一戸建てでは、測量図や境界確認書も重要で、隣地との境界を明確にする際に役立つ資料です。
さらに、法務局で地積測量図を取得できる場合もありますが、古い図面は現在の状況と一致しているか確認が欠かせません。
そのため、確定測量図などがあるときは現地の状態と照らし合わせ、売却前に内容を整理しておくと安心でしょう。

法令関連書類の確認と発行

建築確認済証と検査済証は、建物が適切な手続きを経て建築されたことを確認する重要な書類です。
建築確認済証は着工前の計画が法令に適合していることを示し、検査済証は完成後の検査に合格したことを証明します。
また、住宅ローン利用時に確認を求められる場合もあるため、保管場所を確かめましょう。
これらは原則として再発行できませんが、紛失時は市区町村で建築計画概要書の写しや台帳記載事項証明書を取得できることがあります。
さらに、申請には建築年や地番などが必要なため、登記事項証明書などで事前確認すると円滑です。
したがって、見当たらない場合も早めに代替資料を準備し、建築経緯を説明できる状態にしおくと安心です。

権利関係書類の影響と対処

購入時の売買契約書や重要事項説明書は、物件の権利関係や過去の条件を確認するうえで役立つ資料です。
私道の負担や隣地との取り決め、修繕履歴などが記載されていれば、不動産会社も査定時に状況を把握しやすくなるでしょう。
また、過去の売買契約書は、売却後の譲渡所得を計算する際に購入額を確認する資料として使われることがあります。
手元にない場合は、当時の仲介会社へ写しが残っていないか問い合わせる方法が有効です。
さらに、見つからないときは住宅ローン契約書や通帳の出金履歴、価格表など、購入額を示す資料を集めておきます。
そのため、税務手続きも見据え、権利関係の書類は早めに所在を確かめておくと安心です。

契約締結時に必要となる本人確認と権利証類

前章では売却前の準備書類について述べましたが、いざ契約となると、さらに重要な書類が必要になります。
ここでは、売買契約締結時に求められる書類について解説します。

登記済権利証の基本と注意

登記済権利証や登記識別情報通知は、売主が不動産の所有者であることを確認する重要な書類です。
現在の登記識別情報には12桁の英数字が記載され、従来の権利証と同様、紛失しても再発行されません。
しかし、手元にない場合でも、司法書士などが本人確認情報を作成する方法や、法務局の事前通知制度を利用できます。
本人確認情報を利用する場合は、司法書士との面談や本人確認が必要で、別途費用がかかることもあるでしょう。
また、事前通知制度では書面の受け取りや返送が必要なため、決済日までの予定に余裕を持つことが大切です。
したがって、紛失に気付いたら不動産会社や司法書士へ相談し、手続きと期間を確認しましょう。

建築確認済証を再提示する

売却前に確認した建築確認済証は、売買契約の段階でも買主や不動産会社へ提示する重要な資料です。
重要事項説明では建築時の手続きや法令上の確認事項を説明するため、その根拠として活用されます。
また、検査済証も揃っていれば、完成後の検査経緯まで確認でき、買主が建物の状況を把握しやすくなるでしょう。
住宅ローンの審査や将来の増改築を検討する際にも、当時の計画や検査内容を確認できる資料は判断材料の一つです。
一方、紛失している場合は、台帳記載事項証明書などの代替資料で建築時の記録を確認できることがあります。
そのため、契約前に書類の有無を整理し、不足があれば早めに代替資料を取得して説明できる状態に整えます。

本人確認書類の種類と期限

不動産取引では本人確認が重視されるため、契約時には公的機関が発行した顔写真付きの本人確認書類を用意します。
主に運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなどが利用されるでしょう。
また、契約当日に有効期限が切れていないか、写真や記載事項が汚れや破損で読みにくくないか確認が必要です。
登記簿上の住所と現住所が異なる場合は、住民票や戸籍の附票などで住所のつながりを証明することがあります。
さらに、結婚などで氏名が変わっているときも、登記簿上の氏名と現在の氏名を確認できる書類を準備しておきましょう。
なお、マイナンバーカードは表面を提示し、裏面の個人番号を不要に共有しないよう慎重に扱うことが大切です。

決済と引渡しで求められる税金・登記の書類

ここまで準備や契約時の書類を解説しましたが、最終段階である引渡しの手続きもおさえておきましょう。
最後に、決済時に必要となる税金や登記関連の書類について解説していきます。

評価証明書の取得と活用法

固定資産評価証明書は、土地や建物の評価額を公的に確認する書類で、所有権移転登記などに用いられます。
登録免許税の計算では固定資産の評価額が基準になるため、決済時点で必要な年度の証明書を準備しましょう。
また、取得先は物件所在地の市区町村で、窓口申請では本人確認書類、代理人申請では委任状が必要になる場合があります。
発行手数料は自治体ごとに異なるため、通数とあわせて事前に確認しておくと安心です。
さらに、年度替わりの決済では、新年度分の証明書が発行される時期も確かめておく必要があります。
固定資産税などを引渡し日で日割り精算する場合もあるため、契約書の起算日や精算方法まで確認しておきましょう。

登記書類セットの作成手順

所有権移転登記では、権利証や登記識別情報、実印、印鑑証明書、固定資産評価証明書などを準備します。
印鑑証明書には発行後の期限が設けられる手続きもあるため、司法書士の案内に沿って取得時期を調整するとよいでしょう。
また、住宅ローンが残っている場合は、完済にあわせて抵当権抹消を進め、金融機関から受け取ります。
登記簿上の住所と現住所が異なるときは、住所変更登記が必要な場合があり、住民票などで履歴を確認する準備も必要です。
さらに、司法書士が作成する委任状や登記原因証明情報などを確認し、決済当日に署名や押印をおこないます。
その後、代金の着金と書類の確認が整えば、司法書士が法務局へ登記を申請する流れです。

引渡し直前の補助書類一覧

引渡し前には、代金や登記書類だけでなく、管理費や設備の補助書類もまとめておく必要があります。
マンションでは管理費や修繕積立金の精算内容を整理し、月額や日割り日数など、金額の根拠を確認できる状態にしましょう。
また、電気やガスなどの解約を進め、水道代が管理費に含まれる場合は精算の有無を確認します。
物件状況等報告書や設備に関する書類も見直し、引き渡す設備の内容や現状に記載漏れがないか確かめてください。
さらに、取扱説明書や保証書、予備を含めた鍵はひとまとめにし、本数も受領書で確認できるようにします。
そのため、引渡しの1週間前を目安に必要書類を用途別に整理すれば、当日の手続きを円滑に進めやすいでしょう。

まとめ

不動産売却前の準備として、物件の間取り図や建築確認済証といった法令関連書類、過去の売買契約書などを早めに集めておくことが重要です。
売買契約の締結時には、売主を証明する登記済権利証にくわえ、有効期限内の顔写真付き本人確認書類などを買主に提示する必要があります。
最終段階の決済と引渡しに向けて、最新年度の固定資産評価証明書や所有権移転の登記書類、鍵や精算書などを漏れなく用意すると円滑に進むでしょう。